Comment choisir votre agence événementielle en 10 étapes ?

Réaliser une action de marketing, séminaire ou de communication à l’étranger est toujours un défi. Vous ne connaissez pas la culture, les habitudes du public cible, la concurrence ?

Et dans le cas de l’organisation d’événements, cela peut être encore plus fastidieux. De nombreux facteurs entrent en jeu et la bonne sélection des fournisseurs est essentielle. Nous devons prendre soin de chaque détail si nous ne voulons pas perdre le contrôle.

C’est pourquoi, nous vous proposons ce guide en 10 étapes à suivre pour vous aider à trouver et faire appel à l’agence événementielle qui s’adapte le mieux à votre entreprise et à l’action spécifique que vous souhaitez mener (séminaire, team building, meeting,..)

10 étapes à suivre pour vous aider à trouver l'agence

1. Fixer des objectifs

Avant de commencer à chercher une agence événementielle, définissez en interne avec votre équipe quels sont les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre avec l’événement. S’agit-il d’une question de visibilité ou souhaitez-vous obtenir des pistes et des opportunités commerciales spécifiques ? S’agira-t-il d’un événement massif ou limité à quelques participants ? S’adresse-t-il au grand public ou à une niche spécifique ?

Cette première étape vous aidera à définir le type d’événement que vous allez développer.

2. Le type d’événement

L’expérience de l’agence événementielle dans le type d’événement que vous souhaitez développer est l’un des facteurs les plus importants à prendre en compte. Jetez un coup d’œil à leur site web et à leurs réseaux sociaux et voyez quels projets similaires à celui que vous avez en tête ils ont réalisés.

Il vous donnera une idée de la capacité de l’agence événementielle à réaliser le projet avec des garanties et une solvabilité.

3. Clients

Les clients de l’agence événementielle sont un véritable reflet de la manière dont ils travaillent. Ne regardez pas seulement la taille ou la reconnaissance de la marque, mais aussi son esprit, sa raison d’être et la façon dont elle a organisé l’événement.

Si vous trouvez des entreprises dont vous vous identifiez aux valeurs, vous êtes sur la bonne voie, même si elles n’appartiennent pas au même secteur que votre marque.

4. Demandez des références à d’autres clients

Si parmi les clients événementiel de l’agence que vous recherchez vous trouvez des clients similaires à votre entreprise ou qui ont réalisé un événement similaire à celui que vous voulez réaliser, n’hésitez pas à prendre contact avec ce client et à lui demander des références sur l’agence événementielle.

LinkedIn peut être un bon outil pour trouver des personnes ayant travaillé avec l’agence, car elles sont facilement joignables par les services de marketing ou de communication.

5. Fournisseurs internes

Un événement implique des centaines, des milliers de détails. Les agences qui ont réussi à rassembler les principaux fournisseurs sous leur marque vous offriront non seulement un budget plus unifié et probablement plus serré que d’autres qui ont besoin de ressources externes. Leur travail sera également beaucoup plus coordonné et agile. Il y aura moins de risques de déboires.

agence événementielle

6. Projets clés en main

En conséquence du point précédent, nous pourrions mentionner l’importance de faire appel à une agence capable de prendre en charge l’événement du briefing au démontage et au rapport final sans externaliser les principaux processus. En d’autres termes, la coordination de l’événement du début à la fin, y compris la conceptualisation, la créativité, le montage, la coordination pendant l’événement, le démontage et le rapport.

Là encore, l’unification du contrôle de tous les processus permet une organisation intégrale, parfaitement coordonnée et alignée sur les besoins de la marque.

7. Expérience internationale

Le fait qu’une agence ait une expérience internationale implique qu’elle a soit développé des projets à l’étranger, soit les a réalisés pour des clients étrangers en Espagne. En d’autres termes, ces agences auront une grande capacité à savoir ce que vous vivez. Ils pourront se mettre à votre place, savoir quelles sont vos principales préoccupations, quels sont les éléments spécifiques auxquels ils doivent prêter plus d’attention et à quels fournisseurs faire confiance pour que tout se passe, plus que bien, parfaitement. En d’autres termes, ils vous faciliteront grandement la tâche.

8. Stratégie de communication de l’événement

On peut classer les agences événementielles en deux types :

Ceux qui vous offrent l’exclusivité de l’exécution de l’événement. En d’autres termes, ils sont pratiquement limités au montage et au démontage.
Ceux qui apportent une valeur stratégique à l’événement afin qu’il soit intégré à votre stratégie de marque. Cela signifie que l’événement doit non seulement être planifié d’une certaine manière, mais qu’il doit également être communiqué conformément au style de votre entreprise. Vous devez être capable de créer un plan de communication en fonction des besoins spécifiques de l’événement et des besoins globaux de la marque.
Cela ne veut pas dire qu’un type est meilleur qu’un autre. Peut-être votre entreprise n’a-t-elle besoin que d’une seule agence événementielle pour réaliser l’événement. Dans ce cas, le premier type fera amplement l’affaire.

En revanche, si vous recherchez une agence qui non seulement exécute l’événement mais aussi met en œuvre la stratégie de la marque avant, pendant et après l’événement, il vous faut une agence du second type.

9. Parlez aux agences

Lorsque vous avez une liste restreinte d’agences, appelez-les. Organisez une conférence téléphonique et apprenez à connaître de première main les professionnels avec lesquels vous allez travailler. Avoir une idée claire de la pyramide des ressources que l’agence va mettre à votre disposition est essentiel pour bien dimensionner le projet et être sûr que tous les champs seront couverts en fonction de vos besoins. Il y a aussi des questions qui peuvent vous aider à connaître l’agence en profondeur, comme par exemple :

Lors de la planification d’un événement, à quels aspects accordent-ils le plus d’importance ? Pourquoi ?
Comment gèrent-ils les événements imprévus ?
Dans la méthodologie de travail, qu’est-ce qui rend l’agence événementielle différente des autres ?

10. Demander des propositions à au moins 3 agences.

Ne vous adressez pas directement à une seule agence. Demandez des propositions à au moins 3 d’entre eux. Vous serez sûr d’avoir des idées et des approches différentes, non seulement liées au concept de l’événement ou à son exécution, mais aussi aux lieux, à l’organisation, etc.
En outre, vous serez en mesure d’apprécier les différentes techniques de négociation avec les fournisseurs.

Conclusion

Lorsque vous disposez de toutes les informations nécessaires pour prendre la décision finale concernant l’agence qui organisera votre événement, nous vous recommandons de baser votre décision sur 4 piliers :

La confiance et le sentiment créé par les communications qui ont eu lieu au cours du processus. Cela inclut la solvabilité et la capacité qu’ils ont démontrées pour mener à bien le projet et garantir de le faire selon les paramètres établis.
Une planification claire et bien structurée des étapes à suivre depuis le moment où l’agence est engagée jusqu’à la dernière communication après l’événement.
Références obtenues auprès de clients ou de médias du secteur hors évènementiel.
Capacité à vous offrir plus avec le budget défini.
Nous espérons que ces étapes vous aideront à trouver l’agence événementielle de vos rêves.

Dans tous les cas, nous vous encourageons à faire grandir cette liste en laissant votre commentaire avec toute autre démarche qui, selon vous, peut vous aider à trouver l’agence idéale ou qui vous a aidé à l’époque.